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上司への効果的な相談の仕方のコツ5つ

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一般社団法人コミュニケーションマイスター協会 理事長/ 早稲田大学非常勤講師/ CU代表  これまで大手企業や大学などで、ロジカル・コミュニケーション、対人対応、ビジネス英語、ライティング研修などを約3000人に指導してきた。
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上司への報・連・相は仕事のキモ

仕事を効率よく行う上で最も大切ともいえる「コミュニケーション」
その中でもとりわけ日頃の業務の中で「報・連・相」は仕事そのものであり、とても重要ですね。

私は、このことは声を大にして言いたいですね。

なぜなら、例えばこれまで、私がプロジェクトチームの統括、マネージャー的な役割で動く際、
外部の人とする場合には比較的ちゃんとお互い「報・連・相」を行なっているのですが・・・

社内でなにかイベントなどを企画して、それのリーダーになったとたん。
お互い「まぁ、こんな感じで動けばいいか・・・」と勝手に判断し
全然、報告、相談してくれない。

そして、勝手に動かれ・・・
私は何度キレたことか!!

「ちゃんと、計画書も渡して説明したでしょ!!」と。

本当に「報・連・相」は大事なのです。

また、活動の上で大事なのもありますが、そうやって「報・連・相」してくれないと、

バカにされてんだなー」って、余計腹がたつ!!

・・・と、怒ってばかりのりリーダーでした。

いやはや、私の「報・連・相」の思い出は散々ですな・・・。

私の元上司はよく言ったものです。

「上司から『あれ、どうなった?』と聞かれたら「報・連・相」が滞っている証拠だよ」と。
今さらながら、本当にその通りです。

上司への相談がしにくい理由

さて、そんな大事な「報・連・相」ですが、上司に相談しにくい・・・という声もよく聞きます。

「忙しそうで、話しかけづらい」
とか
「『なんでも相談しろ』と言われたり、そこで聞くと『そんな細かいことまで聞いてくるな』と、どっちがいいんだ」
とか
「聞いてもらえない」
というものまで・・・・

国際調査では日本人の部下と上司との関係は調査の中でも15カ国中、低めでした。


組織とリーダーに関するグローバル価値観調査 2016年 15 ヵ国 1,500 人 コーチング研究所調べ

これはなぜなのでしょうか?

同国際調査では上司の部下の会話量も調べています。


会話量は多い方です。

しかし、その内容が問題。

日本はどちらかというと上司が話してしまうのです・・・

だから、相談しに行っても、あまり聞いてもらえる感じではないないのかもしれません。

ここは上司の聞き方を改める必要がありそうです。

では、相談する方は、効果的な相談をするために、何に気をつけるとよいのでしょうか。

そのコツをまとめてみました。

どうしたら効果的に相談ができるのか コツ5つ

1 まずは自分で調べてみる

基本中の基本かもしれませんが・・・
まずは「自分で調べて、考えてみる」ということさえせずに、聞いてしまうのはNG!

また、少なくとも上司ではない、同僚とかに聞くということをしてから、それでもわからなかったら→上司 というのが適切です。

2 タイミングを見計らう
これも、「報・連・相」以前に気配りとか状況判断、共感性の問題になってきます。

「今、少々お時間よろしいでしょうか」というお断りのフレーズとともにお伺いする、そんな気配りは大切ですよね。

この気配りが中級レベルになると、もうそんなことも言わなくてもスーッと声をかけられる、そんな関係、状況になってきます。

自然と
・今忙しそうだな
・イライラしてそうだな
・機嫌良さそうだな
と感じられるようになってくるからです。

「報・連・相」に限らず、全体の流れを読むのは、何においても重要です。

そういう意味では、日頃の何気ない相談場面をそんな流れを読む練習だと思って意識してみるといいかもしれません。

3 わかりやすくポイントをまとめる
これは相手の理解を考える上でも、自分自身の考えをまとめる上でもとても大切です。
これができれば、情報の齟齬(そご)がなく伝えることができるからです。

 

このメリットには内容の中で「事実」と「感情」の部分と分ける、ということもあります。
ともすると相談する際に、
「こんな大変思いを聞いてほしい」
「こんな嫌な人がいる」などと自分の感情を中心に伝えてしまうことがあります。

そんなことを聞かされた時に、上司は「愚痴は聞きたくないよ」と感じてしまうかもしれません。

また、「大変なのはわかったけれど、結局何がいいたいの」と思わせてしまうかもしれません。

そうならないために、予め伝えたいポイントを箇条書きか図にしてまとめておくとよいでしょう。


そして、図解にした場合には、それを見せ、指し示しながら伝えるととても効果的です。

もちろん、相談時間も短くなります。

そんなポイントを整理するテクニックとしてロジカル・コミュニケーションがあります。

ロジカルコミュニケーションで得られる10個のメリット

参考になさってください。

4 自分なりの解決策を提案する
これは「自分で調べる」よりも一歩踏み込んだものです。

相談するときって、案外自分の中ではもう答えが決まっていることが多い。

そして、誰かから「いいと思います。やれば」と背中を押されたくて相談してみる、ということがよくありますね。

ですから、一旦相談する際にはちょっと自分の気持ちを振り返り
「もしかしたら、もう答えはあるかも・・・」と思いながら、書き出してみるとよいでしょう。

すると、上司には「こう考えているのですが、いかがでしょうか。ご意見伺えますか」と相談できます。

これをするといいのは、相談された上司も自分を認めてもらえている、と感じることができ、プライドも保てます。

5 日頃から、相談しやすい関係づくりをする
これは「コミュニケーション」においてはとても重要ですよね。

ただでさえ、相談というのはしにくいのに、日頃から上司とのいい関係が築けていないと一層しくくなってしまいます。

また、お互い嫌な人に相談したく、されたくもありません。

もちろん人間ですから、好きキライはあります。
しかし、私は人間関係も仕事のうちだと思います。

どんな人ともテキトー、あるいは適度に人間関係を築けてこそ一人前ではないでしょうか。

それは、私はこれまで小学校の教員で多くの子供やその保護者とお付き合いしてきました。
また、何千人という方々の企業研修をさせていただきました。

そりゃ、本当に大変な人、受け入れがたい人はいましたねぇ。
でも、そんな人を好きにならなくてもいいから、
最低限キライにならないよう、なんとか自分をコントロールしてきました。

そして、最低限キライにならないのは、可能ではないかと感じています。

ですから、部下を選べないのも上司も同じです。

お互い様だと思うのです。

話を戻すと、そんなわけで最低仕事上の相談をしやすい関係を
築くのはお互いの責任だと思います。

ぜひ、日頃から会話を心がけて関係を築いておくといいですよね。

以上が上司への効果的な相談のコツでした。

ぜひ、仕事での「報・連・相」をスムーズに、そして、それを行うことでより良い上司と部下の人間関係を築けるといいですよね。

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