【仕事の効率化】ムダな会議の損失、年15億円
無駄な会議で、損失が年15億ーーーーーーーーーーーー！！！
ってこれは、パーソナル総合研究所が実施した調査でこんな結果が明らかになりました。
6000人の正社員に関係する人員の賃金などから損失額を算出したそうです。
恐ろしい金額ですね。
1年間に社内会議に費やす平均時間は
部長クラスで434時間
係長クラスで301時間
一般社員で154時間です
当然、立場が上がれば上がるほど損失額は大きくなります。
従業員1万人以上の場合、
会社全体の年間会議時間は235万時間
このうち回答者が無駄と思っているのは約67万時間で
これに費やす人件費を換算すると、最初にあげた15億円ということでした。
回答者が無駄な会議と実感している要因を分析してみると、
最も多かったのは
「会議が終わっても何も決まっていない」
って、えっーーーーー！！話がぐるっと１周回って元に戻った感じ・・・・
なぜこんなに、恐ろしい結果になってしまうのでしょうか。
筆者は、小学校の教員の時の職員会議はそれ感じましたね・・・
まぁ、教員って上下関係なく、言いたい放題。
でも、お互い言いたい放題で、放ったまま、何も終わらずに決まることがよくありました。
しかも、感情的になったりして。
全く、生産性とか感じなかったですね。正直言って。
振り返ってみると、ムダな会議になる理由とは、おおよそ以下のようなことではないでしょうか。
１ 何を決めるかが不明確で始める
２ 全然関係ないことを発言する人がいて、話が脱線していく
３ そもそも、会議をする必要がない
と、こんなところでしょうか。
１ 何を決めるかが不明確で始める
これはこの通りですね。
会議のアジェンダとともにとにかくすぐ目につくように、
ホワイトボードなどに今日の決めるべき事項を大きく書いておく、
単純なことなのですが、こんなことが有効でしょう。
そして、ファシリテーターが、今日の会議のテーマを何度も繰り返して口に言う。
「今日は、〇〇について話し合いをします」といった感じで。
これも単純ですが、案外有効だと思います。
人は3回繰り返して聞くことで記憶に残るとも言われています。
ですから、 最低3回は
「今日は○○を決めます」は言わなくてはなりません。
また、ちゃんと決定するということも大事です。
しかし、意見が対立して決まらなくなってしまうこともあるでしょう。
いつも、多数決で決まるとは限らないので、ここは難しいところです。
どうしても、決まらない時には
妥協案を探る
その場での責任者の意見を尊重する
などの選択肢があるかと思います。
議題の重要さ複雑さにも関係しますが、
予め時間がかかりそうな議題は、やはり多めの時間を取る必要があります。
そして、そこまで重要でなく複雑でもない議題については、
ファシリテータは何が何でも決めて前に進んで行かなければなりません。
と同時に、 決定事項と次のアクションを具体的に示すのはセットです。
これがないと無駄だと感じてしまいます。
ですから、必ず決定事項と次のアクションまで決めるようにします。
２ 全然関係ないことを発言する人がいて、話が脱線していく
これもあるあるですね。
まぁ、正直言って私の教員時代の会議はこればっかりでした・・・
特に、発言力のある人がこれをすると、本当に大変・・・
こんなふうに思いついて全然違う話を始める人はよくいます。
そういう人には、ファシリテーターを始め、参加メンバーで
「論点がずれています」と伝えていかなければなりません。
会議が誰でも自由に発言できる場であるということはとても重要なのですが、
と同時に、会議を無駄にしないためにも
今日は何のために話すのか、
そして何を決めるのか、
そのためには今しゃべっている発言はどんな関係があるのか
を明確にしておかなければなりません。
つまり、それぞれのポイントを筋道を立てて繋ぎ合わせていく必要があるのです。
これこそが論理的な思考力であり、論理的なコミュニケーションです。
そもそも、会議以外でも筋道を立てた論理的な話ができない人は要注意です。
様々な論点が絡み合い、 様々な角度から意見が飛び交う会議は、日常会話より難易度が高くなります。
ですから、 普段からあまり論理的でないという自覚のある人はよほど意識をしなければなりません。
そして、もっと重要なのが本人の自覚のない場合です 笑
これで、その場の上のポジションの人であれば、注意もしにくく最悪のムダ会議になります。
そうならないためにも、上司に対しても
「この論点について話しましょう」と言える人間関係は普段から大事ですが、
もし言えない場合には、とっておきの秘策があります。
それはホワイトボードに、今出ている意見を図解しておくことです。
図解にすれば、出ている意見がどのようにつながりがあるのかが
一目瞭然になります。
そして、それを指し示しながら「今、このことについて議論しています」と解説していくことです。
こうして、議論を見える化することで、遠回しに上司の論点のズレを指摘することができます。
図をかいて指し示しながら、
「部長のご意見はこの図で言うとどのあたりでしょうか」
などと質問して気付かせるのもいいでしょう。
これが秘策、「会議で脱線話をもとに戻すワザ」です。
３ そもそも、会議をする必要がない
これは・・・・。
やめればいいだけって思ってしまいます。
とにかく、形だけの会議になっていないか、
そして、いつでもそんな声を上げられる職場の関係でありたいですよね。
あとは、実は会議にもPDCAが必要ではないのかなと。
まぁ、かく言う私くしも、そんなことやったことはないのですが、
今振り返ると、そうだったなと思います。
ほんの１、２回会議についてPDCAを回すだけで、ムダな会議はなくせそうです。
とにかく、15億です！15億。
ムダな会議やめて、給料あげましょう。経営者の皆さん！
・ムダな会議になる理由
１ 何を決めるかが不明確で始める ← ちゃんと決めてから、始める。ファシリテーターが３回は決めるべきことを繰り返し言う。
２ 全然関係ないことを発言する人がいて、話が脱線していく ←ホワイトボードに図解して、脱線を防ぐ
３ そもそも、会議をする必要がない ← 会議のPDCAを回せば、ムダな会議はわかる。速攻、やめよう
