「うまく説明できない」ときに気をつけるべき3つのコツ

2019年9月30日

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上原千友

　

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上原千友

一般社団法人コミュニケーションマイスター協会　理事長/ 早稲田大学非常勤講師/ CU代表　 これまで大手企業や大学などで、ロジカル・コミュニケーション、対人対応、ビジネス英語、ライティング研修などを約3000人に指導してきた。

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ロジカルコミュニケーションのテクニックがあれば「わかりやすく説明できる」

プレゼンで、会議で、日常の仕事の中で・・・「説明しなければならないのに、上手く伝えられない・・・」ってことはありませんか？

仕事ではなくても日常何かを説明する場面はよくあります。

「この前、面白いことがあってさぁ・・・」と得意になって話したのに、全然面白さが伝わらないとか・・・

「これやっておいてくれない？」と頼もうとしたのに、家族や親しい友達に「？？？」という顔をされてしまったり・・・

もしかしすると、そんなとき相手に対して
「この人理解力低いなー」などと相手のせいにしてしまっては、いないでしょうか。

いえいえ、そんな時にはまずは自分の説明力を振り返ってみましょう。

説明が伝わらない原因としては、次のようなことが考えられます。

主な原因はこんなところでしょう。

これらの「うまく説明ができない」原因を払拭する方法があります。

実はこれロジカル・コミュニケーションのテクニックなのですが、今回は特にそのうち「説明する」ことにフォーカスした３つのコツをご紹介します。

コツ１　頭を整理する

上の原因のうち

１　伝えたいことがまとまっていない
２　伝える時に整理されずに話す

これはそもそも「自分の頭の中で情報が整理されていない」ことがあります。

ですから、整理することが「上手く説明する」ことの大前提になります。

情報を整理するとは「伝えたい情報は何個のポイントになるのか」を考えるのです。

例えば、次のような話はポイントはいくつになるでしょうか

これは、一見わかるようで、実は頭に残りません。
なぜなら、話はあれこれ混ざってしまっているからです。

実は、一見わかるというのが落とし穴。

「わかったような気」になってしまうのです。

それを避けるために、最初に一番伝えたいことを伝える、そして、正確に、確実に伝えていく必要があります。

この内容で「話すべきポイントはいくつなのか」を考えてみましょう。

【この話のポイント】

１　新人のトレーニングについて

２　早く独り立ちしてほしい

３　トレーニングの時間もかけられない

４　プランを効率よく進めたい

５　初期段階では体験させる

６　具体的な作業に落とし込んでいきたい

７　仕事上の知識を学ぶ時間もしっかりとっていきたい

この中で、なるべくポイント数を減らせるよう、同じカテゴリーでまとめられるところはまとめます。

そうするとおおよそ３つのグループにわけられそうです。

第１グループには「新人トレーニングを行う時の条件」

第２グループには「初期段階で行うこと」

第３グループには「第２段階で行うこと」

コツ２　予告して伝える

次に、いよいよ「説明する」ステップになります。

「上手く説明する」とは「わかりやすく」することです。
そのためには予告することが重要なポイントになってきます。

上の話の場合には
「今後の新人営業トレーニングプランを効果的に行うために、『トレーニングを行う時の条件』『第一段階』と『第二段階』に分けて説明します。」とまず最初に言うことです。

では、予告する話し方で説明をするとどうなるでしょうか。

いかがですか？
最初の説明とはまるで「わかりやすさ」が違いますね。
これが「うまい説明」といえるでしょう。

コツ３　図にする

最後に、コツとして「図にする」ことで「うまい説明ができる」ということを紹介します。

たとえばプレゼンテーションのフォーマットととして「イントロ、ボディー、コンクルージョン」があります。

それぞれの特徴を説明するのに、図にしてみます。

こんなふうに複雑な内容は図にするだけで一目瞭然となります。

逆にこれを口だけで説明しようとすると難しいですよね。

この「図にする」というは別にパーワーポイントを使わなくてもOK!です。

ちょっと何かを人に説明するときには、サッとメモ用紙に手書きするだけで、相手の理解度が全然違ってきます。

図にする、ということを習慣化してみると、相手の理解が深まり、自分自身も整理され「わかりやすい説明」をすることができます。

ぜひ、試して「説明上手」になってくださいね。