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「うまく説明できない」ときに気をつけるべき3つのコツ

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一般社団法人コミュニケーションマイスター協会 理事長/ 早稲田大学非常勤講師/ CU代表  これまで大手企業や大学などで、ロジカル・コミュニケーション、対人対応、ビジネス英語、ライティング研修などを約3000人に指導してきた。
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ロジカルコミュニケーションのテクニックがあれば「わかりやすく説明できる」

プレゼンで、会議で、日常の仕事の中で・・・「説明しなければならないのに、上手く伝えられない・・・」ってことはありませんか?

仕事ではなくても日常何かを説明する場面はよくあります。

「この前、面白いことがあってさぁ・・・」と得意になって話したのに、全然面白さが伝わらないとか・・・

「これやっておいてくれない?」と頼もうとしたのに、家族や親しい友達に「???」という顔をされてしまったり・・・

もしかしすると、そんなとき相手に対して
「この人理解力低いなー」などと相手のせいにしてしまっては、いないでしょうか。

いえいえ、そんな時にはまずは自分の説明力を振り返ってみましょう。

説明が伝わらない原因としては、次のようなことが考えられます。

説明が伝わらない原因
1 伝えたいことがまとまっていない
2 伝える時に整理されずに話す
3 伝えたい内容のイメージが自分の中にない
4 伝えたい内容について理解が低い
5 言葉が足りない

主な原因はこんなところでしょう。

これらの「うまく説明ができない」原因を払拭する方法があります。

実はこれロジカル・コミュニケーションのテクニックなのですが、今回は特にそのうち「説明する」ことにフォーカスした3つのコツをご紹介します。

コツ1 頭を整理する

上の原因のうち

1 伝えたいことがまとまっていない
2 伝える時に整理されずに話す

これはそもそも「自分の頭の中で情報が整理されていない」ことがあります。

ですから、整理することが「上手く説明する」ことの大前提になります。

情報を整理するとは「伝えたい情報は何個のポイントになるのか」を考えるのです。

例えば、次のような話はポイントはいくつになるでしょうか

新人の営業トレーニングですが新人とはいえなるべく早い時期から独り立ちしてほしいですし、トレーニング時間もそれほどかけられません。
ですから、プランをしっかり立て効率よく進めていただきたいと思います。
仕事は慣れることも大切ですので、それには多くの体験が必要です。
だから初期の段階では体験させることをベースに考えてます。
それが済んだら、実際の具体的な作業に落とし込んでいきたいと思います。
もちろん、仕事上の知識を学ぶ時間もしっかりとっていきたいと思います。

それらも、学んだ後には具体的な業務に落とし込みます。

これは、一見わかるようで、実は頭に残りません。
なぜなら、話はあれこれ混ざってしまっているからです。

実は、一見わかるというのが落とし穴。

「わかったような気」になってしまうのです。

それを避けるために、最初に一番伝えたいことを伝える、そして、正確に、確実に伝えていく必要があります。

この内容で「話すべきポイントはいくつなのか」を考えてみましょう。

【この話のポイント】

1 新人のトレーニングについて

2 早く独り立ちしてほしい

3 トレーニングの時間もかけられない

4 プランを効率よく進めたい

5 初期段階では体験させる

6 具体的な作業に落とし込んでいきたい

7 仕事上の知識を学ぶ時間もしっかりとっていきたい

この中で、なるべくポイント数を減らせるよう、同じカテゴリーでまとめられるところはまとめます。

 

そうするとおおよそ3つのグループにわけられそうです。

第1グループには「新人トレーニングを行う時の条件」

第2グループには「初期段階で行うこと」

第3グループには「第2段階で行うこと」

コツ2 予告して伝える

次に、いよいよ「説明する」ステップになります。

「上手く説明する」とは「わかりやすく」することです。
そのためには予告することが重要なポイントになってきます。

上の話の場合には
「今後の新人営業トレーニングプランを効果的に行うために、『トレーニングを行う時の条件』『第一段階』と『第二段階』に分けて説明します。」とまず最初に言うことです。

では、予告する話し方で説明をするとどうなるでしょうか。

今後の新人営業トレーニングプランを効果的に行うために、『トレーニングを行う時の条件』『第一段階』と『第二段階』に分けて説明します。

条件としては、早く独り立できるよう、しかし、トレーニングの時間もかけられないので、効率よく進めたいです。

具体的には、

第一段階では実際に体験させることと商品知識を身につけさせることをします。
第二段階では体験させることと学習したことそれぞれの具体的な作業に落とし込んでいきます。

いかがですか?
最初の説明とはまるで「わかりやすさ」が違いますね。
これが「うまい説明」といえるでしょう。

コツ3 図にする

最後に、コツとして「図にする」ことで「うまい説明ができる」ということを紹介します。

たとえばプレゼンテーションのフォーマットととして「イントロ、ボディー、コンクルージョン」があります。

それぞれの特徴を説明するのに、図にしてみます。

 

こんなふうに複雑な内容は図にするだけで一目瞭然となります。

逆にこれを口だけで説明しようとすると難しいですよね。

この「図にする」というは別にパーワーポイントを使わなくてもOK!です。

ちょっと何かを人に説明するときには、サッとメモ用紙に手書きするだけで、相手の理解度が全然違ってきます。

図にする、ということを習慣化してみると、相手の理解が深まり、自分自身も整理され「わかりやすい説明」をすることができます。

ぜひ、試して「説明上手」になってくださいね。
 

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一般社団法人コミュニケーションマイスター協会 理事長/ 早稲田大学非常勤講師/ CU代表  これまで大手企業や大学などで、ロジカル・コミュニケーション、対人対応、ビジネス英語、ライティング研修などを約3000人に指導してきた。
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