ロジカル・ライティング：わかりやすい文章のコツとは？
ロジカル・ライティングとは
私はロジカル・コミュニケーションと同時にロジカル・ライティングも教えています。
（主に法人向けの研修です）
そして、「ロジカル・ライティング」という書籍も共著で出版しています。
ロジカル・ライティング 安田正・上原千友著（日本実業出版社）
今、ビジネスではメールは欠かせませんし、その他資料やプレゼンテーションのパワーポイントなども
ビジネスのスキルとしては必須です。
ですから、ロジカル・ライティング＝わかりやすい文書 作成力はとても必要とされています。
そこで、今回は ロジカル・ライティング＝わかりやすい文書作成のコツについてご紹介しましょう。
わかりやすい文章作成のコツは大きく２つです。
１ 伝えたい情報を整理する
２ 基本的な文章のルールを理解する
です。
コツ１ 伝えたい情報を整理する
まず、１ 伝えたい情報を整理するですがこれはロジカルコミュニケーションのテクニックと全く同じです。
「わかりやすさ」はとにかく情報を整理することから始まります。
これは話すことも書くことも一緒です。
この部分をしっかりできれば、「わかりやすい話し方」と「わかりやすい書き方」を両方手に入れることができます。
では、例を示して「伝えたい情報を整理する」をしてみましょう。
例えば、こんな部下からの報告メールは、わかりやすいでしょうか？
○○部長
お疲れ様です。
昨日打ち合わせに行ってきた A 社で 、値段についてはもちろん価格交渉したんですが、ちょっと値下げはちょっと難しいらしく「そのままね」と言われてしまいました。
また、分納だったら8月5日で一回で前納するようであれば、9月になってしまうという話です。
確認していただいてもよろしいでしょうか。
それで、それが終わったら部内全員に共有しようと思います。
よろしくお願いします。
「ダラダラ長くて、何を伝えたいの？」という感じですね。
また、
「普通ここまで酷くないでしょう」
と思うかもしれません。
いえいえ、それが本当にこのような「ダラダラ文」は他人からもらった時には、「ひどい・・」と思えるのですが、自分の文章ではなかなか気づけないのが現状です。
これは案外、あるあるです。
では、これを情報整理してみます。
やり方は、言いたいポイントだけをピックアップし、簡潔に箇条書きしてみる。
これだけで文章が一変します。
○○部長
お疲れ様です。
A社の案件について2点ご確認いただけますでしょうか
１ 値段について
・値下げ交渉は難しいとのことです。
２ 納期について
・2回分納だったら8月5日。一回で前納するようであれば、9月になってしまうとのことです。
以上ご確認いただけましたら、部内全員に共有いたします。
どちらがわかりやすいかは、一目瞭然ですね。
つまり、わかりやすい文章とはこんなふうに整理することなのです。
情報の整理をする時に気をつけること
上記したように、情報を整理する際に気をつけることは、伝えたいポイントを絞ることです。
そのためには、「伝えたい内容をいくつになるか？」考えてみてください。
そして、「なるべく大きいグループに分けてみる」ようにもしてみましょう。
あまり細かく分けてしまうと、グルーピングしている意味がなくなってしまいます。
ですから、同じ仲間の情報を探し、それらを一括りにできる言葉を探してみることです。
上の改善前の例でいうと・・・
「分納だったら8月5日で一回で前納するようであれば、9月になってしまうという話です。」は「納期」についてです。
このように一括りにできる言葉を探します。
これは文章にする場合には、文章を書いて「この言葉だったらわかりやすいかな？」と修正できるので何度か確かめてみるとよいでしょう。
コツ２ 文章のルールとは
もう一つのコツは文章のルールを理解することです。
文章のルールはもちろんたくさんあるのですが、特に厳選して「わかりやすい文章作成のゴールデンルール１２」をピックアップしました。
１ 主語と述語近づける
２ 修飾語と被修飾語関係をはっきりさせる
３ 効果的に接続詞を使う
４ 理解しやすい構成にする
５ 語尾を統一する
簡潔な文章を書くルール
６ 一文を短くする
７ 一文一義
８ 「の」連続使用は2回まで
正確な文章を書くルール
９ 正しい敬語を使う
１０ 事実と推測を区別する
１１ 適切な指示代名詞を使う
１２ 二重否定を避けるロジカル・ライティングより
例 二重否定を避ける
１ 彼の意見は正しくないわけではない
２ 条件によっては、その案が通らないこともない
このような二重否定は意味が通じにくくなってしまいます。
【二重否定を避けるためのルール】
二重否定は「〜できる」「〜する」などの肯定的な文章にする
１ 彼の意見は正しい
２ 条件によっては、その案が通るだろう
ロジカル・ライティングより
それぞれの説明は省きますが、これらのルールは私たちが普段文章を書く時に意外と無意識にやっているルールです。
また、間違って覚えてしまっているものもあります。
企業研修の際によく聞く話なのですが、「先輩社員の人にメールの文章を直されたが、実はその先輩の文章ルールが間違っていた・・・」です。
そうなのです、実際私たちは学校や大学で「ビジネス文書作成」の方法を学べません。
ですから、会社に入って先輩の間違った文章ルールを覚えてしまって、また、その間違ったルールを後輩に教える・・・などということがよくあります。
ですから、一度基本的な正しいルールを学ぶ必要があるのです。
なぜなら、「わかりにくい文書」は大きなミスコミュニケーションを生み出すもとになりかねないからです。
ぜひ、ロジカルコミュニケーションとともにロジカルライティングもマスターしてみてくださいね。
