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1オン1のコミュニケーションが上手くいかない原因とは

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一般社団法人コミュニケーションマイスター協会 理事長/ 早稲田大学非常勤講師/ CU代表  これまで大手企業や大学などで、ロジカル・コミュニケーション、対人対応、ビジネス英語、ライティング研修などを約3000人に指導してきた。
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「1オン1ミーティング」は今ではすっかり一般的になりました。
これは上司と部下、時には数人のチームで定期的にミーティングすることです。
通常のミーティングと異なるのは、その目的です。
1オン1ミーティングの主な目的は以下ようになことが考えられます。

1 上司と部下の間の信頼関係を築く

2 意思決定の情報収集

3 ミッション・理念の共有、再認識

4 業務のフィードバック

そういう意味では、雑談とミーティングの中間のようなイメージでしょうか。
しかし、この雑談が案外難しいものです。
この雑談の結果「信頼関係」が築かれなければなりません。
この点において「1オン1ってなかなか上手くいかないんだよね」という声が聞かれます。
そこで、今回「どうして、1オン1が上手くいかないのか」その理由を考えてみたいと思います。
その解決方法が1オン1成功の秘訣になるでしょう。

1 何を話したらいいのか、わからない 

1オン1ミーティングの時間となり、上司から

「さぁ、今日は何を話しましょうか」と問われても

多くの人が「何を話したらいいのかわからない・・・」と戸惑う気持ちを持ってしまうのではないでしょうか?

そもそも、何のために1オン1ミーティングをするのか、その目的をよほど明確に持っていないと上司と部下ともに毎回「何を話したらいいのか・・・」と迷ってしまいます。

目的については前述したとおりですが、これらを一つ一つブレイク ダウン、もっと具体的なトピックにして話をしていく必要があります。

そのためには、あらかじめいくつかのテーマを想定しておくと話を始めやすいかと思います。

・部署内での人間関係の悩み

・今やっている業務上の課題

・社外(お客様や取引先)での人間関係の悩み

・将来への向けての話(つけていくべきスキルやキャリア)

このあたりのことを頭に置いて、あるいは紙に書き出して意識しておくと会話のきっかけになりやすいと思います。

そうすると前述したような1オン1の目的・・・

1 上司と部下の間の信頼関係を築く

2 意思決定の情報収集

3 ミッション・理念の共有、再認識

4 業務のフィードバック

について情報や意見の交換ができるでしょう。

テーマや目的を絞りすぎるのもNG

しかし一方で、毎回明確にテーマを決めすぎるのも考えものです。

「信頼関係を築く」ことも目的ですから、何でもかんでも合理的に進めるとあまりにも人間味にかけます。

「関係」とはそのように合理、効率一辺倒では築けません。

初対面の人との雑談を考えてみるとわかりやすいですが、いくら効率よく話を進めると言ってもいきなり

「初めまして、では本題ですが・・・」

というわけにはいきませんよね。

たいてい、最初には本題とは関係ない話をして徐々に距離を縮めていくわけです。

1オン1コミュニケーションも本質は同じです。初対面ではないですから、そこまで雑談は必要ありませんが数秒でテーマに直結、というより徐々に会話の場を温め、距離を近づけていき本題のテーマに入っていきましょう。

まとめ
上手くいかない理由「何を話したらいいのかわからない」 → 対策:ある程度のテーマをあらかじめ考えておく

テーマの例:
・部署内での人間関係の悩み
・今やっている業務上の課題
・社外(お客様や取引先)での人間関係の悩み
・将来への向けての話(つけていくべきスキルやキャリア)

2 形式だけのミーティングになっている 

1オン1ミーティングが上手くいかないのは、ミーティングがあまり中身がなく形だけのものになってしまうことが考えられます。その理由としては

1目的があいまい
2お互いに1ON1に対する意欲に差がある
3上司への恐れや遠慮が大きく部下が言いたいことが言えない
4お互いに仕事への問題意識が低い

などが挙げられます。

では一つずつ見ていきましょう。そして、もし当てはまる箇所があれば見直していくと良いでしょう。

1目的があいまい

これは前述もしたように、会話の初めは場を温めつつ徐々にテーマを絞っていきます。

しかし、場合によってはずっとテーマのないまま会話が進む場合があるかもしれません。

これが形式だけのミーティングとなってしまうのです。

いわゆる井戸端の会話と言われる雑談です。

目的とテーマはとても大事です。

2お互いに1ON1に対する意欲に差がある

これは目的やテーマとも大きく関わってくるのですが、

「このミーティングには意味がないな」と感じると当然意欲が下がってしまいます。

あるいは、始まる前からそう思い込んで、意欲が落ちている場合もあるかもしれません。

上司と部下のどちらかが一方でも意欲が低いと持ち直すことが大変です。

そういう意味では、1オン1の意義をきちんと理解させはっきりと

「形式だけ実施しても意味はない」と伝えておいた方がよいでしょう。

また、前述したようにテーマの具体的な項目を挙げて意義のある時間にするための手立ても示す必要があります。

3上司への恐れや遠慮が大きく、部下が言いたいことが言えない

両者の間に特に感情的な隔たりが大きく、部下に遠慮や恐れがある場合には思っていることが言えず、ミーティングが形式的なものになってしまいます。

この場合には少しでも両者の距離を縮めていく必要があります。

距離がある、言いたいことが言えない、というのは課題ではありますが普段の関係の課題を発見できる機会だと思えばそれで良し!と捉えてみましょう。

部下が恐れや遠慮を感じる、という問題ですが上司のコミュニケーションの取り方や態度が高圧的すぎる、という問題がある一方、部下の方もコミュニケーション力不足、または人間関係の築き方がうまくできないという問題もあるかもしれません。

もし、後者の場合には上司の方から

「そんなに遠慮しなくてもいいよ」

「もう少しリラックスしていこう」

などと声をかけていく必要があります。

恐らく、そのような傾向のある部下であれば普段の人間関係も遠慮がち控えめでしょうから

特に会話の密度の濃い1オン1では

・できるだけ緊張感を与えず穏やかな雰囲気(上司の表情や声のトーン、口ぶりなどの影響大)
・あまりイエス、ノーの答えを迫ったり、明確な意見を求めすぎない
・「一緒に課題を解決していこう」という姿勢を示す

など援助的な態度で接することがポイントになります。

4お互いに仕事への問題意識が低い

上司や部下ともに

「別に仕事の上での課題は思い当たらない」というのは問題です。 

少々、現状認識が甘いでしょう。

今一度、仕事上の目標を確認して現状と照らし合わせます。

あるいは効率化

「もう少し時間を短縮できないか」

「もう少し作業工数を減らせないか」という観点から見直しが必要でしょう。

これも人間関係の見直しと同様、仕事に対する問題意識はどのくらいあるのか、を見つめ直すきっかけとして1ON1を利用してみるとよいかと思います。

まとめ
上手くいかない理由「形式だけのミーティングになっている」 → 対策:目的や人間関係(会話のしやすさ)を見直す。

3 話がかみ合わない 

会話を続けていくうちに、

「あれ?」と違和感を感じる瞬間が訪れることがあります。

それは、自分だけかもしれませんし、お互いに感じるかもしれません。

この瞬間「会話がかみ合っていない」ことに気づくことになります。

原因の一つとしてお互いの意図が違う場合に「かみ合わない」現象が起こることがあります。

例えば部下が職場の人間関係に悩んでいるとしましょう。

実は、Aさんのことなんですが、いちいち否定的なんですよね。企画書を見せても返ってくるのが『これじゃ、魅力が伝わらないよね』『前のも同じこと言ったでしょう。変えた方がいいって』そんな言葉ばかりですよ

部下

そうか、何がどうよくないのか具体的に指摘して、それと同時に改善点も示してもらうよう言ってみたらどうかな?

上司

そうなんですよね、あと言い方も否定的で、攻撃的でもあります。もっと違う言い方ってあると思うんですよ。人としてどうなんだろう

部下

そう、それも具体的に『今のその言い方は攻撃的だから、違う言い方にして欲しい』のようなすぐにその場で、具体的に指摘した方がいいね。それから君の企画書を見せてもらって、改善したほうがいいと思う点は・・・

上司

「かみ合っていない」現象に気づきましたか?

部下は「不満な気持ちを上司に受け止めてもらいたい」それが一番の望みです。

ところが上司は「気持ち」にはフォーカスせず、ひたすら「具体的な対策」を述べています。

それは正しい受け答えかもしれませんが

部下は

「全然わかってもらえないな」と失望しているかもしれません。

気持ちをわかってほしい女性と話を聞いて解決法を提示する男性、これは男女の会話でもよく起こりがちですね。

「そんなことを言って欲しくて、話しているわけじゃない・・・」と。

このように相手が本当に伝えたいことが何であるのか本当の意図を見抜いて会話をしていかないと、残念ながら信頼関係は築けません。

自分が誠意を持って正確に返事をしていても、相手の望みがそこになければかみ合わないものです。

もし、会話の途中で

「あれ?」という違和感を感じたら、「まずどこがかみあっていないのか」あるいは相手が「あれ?」という表情やだんだん会話への意欲が下がっていくそぶりを見せたら「ぜひ相手の本意はどこにあるのかを探る」時には「率直に聞いてみること」がおすすめです。

まとめ
上手くいかない理由「話がかみ合わない」 → 対策:まずはかみ合っていないところで会話をストップ。本心は何なのかを探る、あるいは率直に聞く

4 相手の言っていることがわからない

もし、部下との関係が上手く築けていて、気さくに話せるタイプであったとしても話が通じないケースがあります。

それは「相手が何を言っているのかわからない」場合です。

・結論がない

・話がダラダラ続く

・話題が飛ぶ

・テーマと関係のない情報が度々入ってくる

などといった話し方です。

これらの問題の根本は「思いつくままに話をしている」ことに尽きます。

もちろん、1ON1の場合普段の報・連・相などと違って、ある程度の自由度はあります。

しかし、多少自由に話題が飛んでいってもテーマに戻ってこないとミーティングは上手くいったことにはなりません。

ですから、必ずテーマに戻すという意識を持つ必要があります。

これをするためにはコミュニケーションのテクニックが必要で、ある程度のトレーニングも重ねなければなりません。

いずれにせよ、相手の言っていることがわからないのは実はコミュニケーションのテクニックがある証拠です。

「相手の話をわかったつもりになっている」のが一番の問題です。

私たちの会話は「通じ合ったつもり」になっていることが往々にしてあります。それに気づくのはとても難しい。コミュニケーションミスに気づくのは問題が大きくなってからがほとんどです。

ですから、むしろ1ON1で「相手が何を言っているのかわからない」と感じることは歓迎です。そこからお互いのコミュニケーションの改善が始まります。

本当のコミュニケーションのスタートとも言えるでしょう。

まとめ
上手くかない理由「相手の言っていることがわからない」 → 対策:気付いたところで、「本筋に戻すと・・」とテーマに戻す

5 自分でも何を話しているのかわからなくなってしまう

相手の話がわからない・・・これは気づきやすいのですが、一方で「自分自身の話が何を言っているのかわからなくなる」場合もあります。

あなたも報・連・相などでそのような状況に陥ったことはないでしょうか。

これらも「相手の話がわからない」のと同様の原因です。

・結論がない

・話がダラダラ続く

・話題が飛ぶ

・テーマと関係のない情報が度々入ってくる

などです。これらも「思いつきで話す」ことが原因です。

しかし、こういった自分の話し方の問題点には非常に気づきにくく、修正するのも難しいです。

よく私の研修などで

「自分の話し方とは自分のニオイを認識するとの同じですごく難しいです」

とお話しします。

実際そうです。

誰も自分のニオイなど気づきません。

ごくごく身近な家族などに

「お父さん、臭いよー」などと注意されて気づくわけです。(残酷ですが・・・)

まれにご自身の話を録音したり、録画した時に

「私はこんなに何を言っているのかわからなかったんだ・・・」と愕然とすることがあるかもしれません。

そのくらいのことをしないと自分の話というのはわからないものなのです。

このような状態になったら、まずは自分から「何が言いたいかというと・・・」と言い直して修正をかけます。さらに本当に収集がつかない場合には「すみません。ちょっと自分でもわからなくなったので整理させてください」と言って、紙に書き出して整理することをお勧めします。

まとめ
上手くかない理由「何を言っていることがわからない」 → 対策:わからなくなったところで「何が言いたいかと言うと・・・」と戻す。それも難しいようであれば紙に書き出して整理する。

6 会話をしずらい雰囲気

1オン1ミーティングが上手くいかない理由として、最後に挙げたいのが「会話をしずらい雰囲気」という点です。

これも原因はいくつか考えられます。

部下側の気持ち

・緊張している

・「こんなことを言ったらバカにされないだろうか」と不安

・多忙で心ここにあらず、という感じがする

一方上司側も

・部下を正く導かなければいけない

・上司には威厳がなくてはいけない

・都合の悪いことが露呈すると困る

・部下に任せて何かが起きても対処できる自信がない

・何かあったら自分が責任を取らされる

などといったところでしょう。

1オン1での会話はそもそもその場に至るまでの人間関係や職場環境がそのまま反映されます。

もし、雰囲気があまりよくない場合にはもともとの職場環境を見直してそこから改善していく必要があります。

その際の核になるのが管理職のコミュニケーション力です。

コミュニケーション力の向上は日々の業務全般に渡って良い影響を与えますので、費用対効果がとてもあるでしょう。

 

上司への恐れや遠慮が大きく部下が言いたいことが言えない

上司だけが一方的に話をしていることに上司は気づきにくいものです。

ですから、上司の方がいつも「一方的に話をしすぎていないか」意識する必要があります。

その気づきのヒントになるのが

「会話をした後のスッキリ感」です。これがあるということはむしろ上司の方が部下に話を聞いてもらって満足しているということ。

これでは、1オン1ミーティングの意味があまりありません。

上司が聞き側にまわることが大事になってくるでしょう。

そして、人の話をよく聞いてあげることは話すことより実はエネルギーを要するものです。

良い1オン1ミーティングは終わった後、ぐったりするものなのです。

「ああ、聞き疲れた・・・」というように。

そんな聞き疲れを目安にして話すと聞くの割合を調整してきましょう。

1オン1ミーティンの最終的な目的は信頼関係の構築にあります。

信頼とは「相手に受け止めてもらった」という実感があればこそ感じられるものです。

その受け止めは、話を聞くということになります。

まとめ
上手くかない理由「会話をしずらい雰囲気である」 → 対策:まずは相手の話を聞いているか、自分が喋りすぎていないかを再確認する。なるべく相手の話を聞くところから始める。

以上が1オン1ミーティングが上手くいかない主な理由とその対策です。
これらは実は1オン1だけでなく、多くのコミュニケーション場面でもいえることばかりですね。
上にあげた事柄を意識しながらコミュニケーションを行えば、信頼関係を築けたり、欲しい情報を得られるより有意義な会話になることでしょう。
そのためのトレーニングの場としても1オン1はとても有益です。
ぜひ、実践されてみてください

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一般社団法人コミュニケーションマイスター協会 理事長/ 早稲田大学非常勤講師/ CU代表  これまで大手企業や大学などで、ロジカル・コミュニケーション、対人対応、ビジネス英語、ライティング研修などを約3000人に指導してきた。
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