職場で役立つ５つのコミュニケーションテクニック

ビジネスで必要なコミュニケーションとは

毎年、経団連が行っているアンケート調査「企業が採用で重視していること」では、この20年間くらいダントツ1位が「コミュニケーション力」です。

また、その他のアンケートでも
「身につけたいビジネススキルは？」
「管理職に必要なスキルは？」　

といった質問にも
「コミュニケーション」が上位を占めています。

このように、ビジネスでは欠かせないスキルですが、コミュニケーションがカバーする範囲は広く、何から身につけたらいいのかわかりません。

まず、職場で役立つコミュニケーションを考える際に

そもそも職場でのコミュニケーションとは

主にどのような種類があるか、考えてみましょう。

それはビジネスとプライベートでのコミュニケーションを

比べてみるとわかりやすいと思います。

プライベートでのコミュニケーションの対象は

家族・友人・地域などのコミュニティの人たちです。

ここで一番大事なのは

「より良い人間関係を築くためのコミュニケーション」です。

一方ビジネスでは、同僚・上司・取引先・顧客あるいは経営者であれば従業員との関係になります。

ここでも「より良い人間関係を築くためのコミュニケーション」はとても重要です。

しかし、これだけでは足りません。

この人間関係のコミュニケーションと同じくらい大切であるのが、

「情報を正確に伝えるための円滑なコミュニケーション」です。

これは報連相・会議・商談・プレゼンテーションなどで必須のスキルです。

なぜなら、

情報を正確に、効率よく伝えられないと

そのような場面でコミュニケーションミスにより、大きな損失をもたらすからです。

それは例えば

「『わかりました』と言っていたのに伝わっていなかった・・・」

「30分も説明をされたけどよくわからなかった」

「お客さんに話を全然わかってもらえなかった」

といった問題です。

この問題が職場で頻繁に起こってしまったら、労働効率もそうとう落ちてしまいます。

ですから、ビジネスパーソンみなが

「情報を正確に、効率よく伝える」ことを身につける必要があるでしょう。

これを実現するために具体的に５つの項目を挙げてみます。

１　簡潔に話をする
２　話が噛み合うようにする
３　話をまとめる
４　正確に伝える
５　相手の話の意図を汲み取る

では、ここからこれらの項目を実現できるような５つのコミュニケーションテクニックを紹介します。

５つのコミュニケーションテクニックとその効果とは

１　簡潔に話をする　　　　
予告して伝えるテクニック

「話がダラダラと長くなってしまう」

「自分でも何を言っているのか分からなくなる」

「結局、結論をいっていない」

というような問題を解決するのは「簡潔に話すこと」です。

この場合、必要なテクニックとしては「予告して伝えるテクニック」です。

これは話し始めるときに、一番最初に話の全体の主旨を伝えることです。

この場合、予告は今から話す内容について

「〇〇と〇〇のこと」といったように予告をします。

こうすることで、

・相手に一番最初に話の全体像を伝えることができ

・お互いに全体像を共有しながら話を進めていくことができます。

ほんのちょっと意識をするだけで、

この全体像を最初に予告をする、ことができるようになります。

そして、この予告は10秒以内にまとめるのがお勧めです。

なぜなら相手は10秒以上になるとなかなか記憶に残らないからです。

人の短期記憶とは17秒以内と言われています。

ですから、相手の頭の中に記憶させておくためにも、10秒以内にまとめてみましょう。

✔︎話の冒頭の予告を忘れずにする

✔︎予告をすると、話の全体像が伝わる

✔︎予告は10秒以内にまとめる

２　話が噛み合うようにする　　
質問に直接答えるテクニック

「話がちぐはぐになっている」

「論点がずれている」

「受け答えができていない」

のような、話が噛み合わないことがあります。

その場合には、

「何か噛み合わないな・・・」と思いつつも

「どう修正したらいいのかわからない」

場合によっては、焦ってどんどん話が通じなくなってしまいます。

この場合の原因ですが、よく聞いていると、実は質問に答えていないことが多いのです。

それは例えばこのような会話です。

こんなふうに質問以外のことを答えてしまうのです。

「A社との商談どうだった？」と聞かれたら

「うまくいった」

か

「うまくいかない」

などといったように直接質問に答えるような、明快な返事をしなければなりません。

しかし、多くの場合・・・

ついつい起こったことを順番に話してしまったり

自分の気になるポイントから話してしまいがちです。

これでは聞いている相手は、質問に対する答えにたどりつくまでイライラしてしまいます。

最悪の場合、前置きが長すぎて結論を言わずに終わってしまう場合もあります。

日本語の構造上、日本語は結論が最後にきても文章は成り立ち、会話も成り立つようになっています。

しかし、これではコミュニケーションの効率が悪く、

話が長いがゆえに間違って伝わることもあります。

ですから、日本語を話す私たちは、必ず相手の質問には直接に答えるようにいつも意識していなければなりません。

✔︎相手の質問のポイントを理解する

✔︎ イエスかノーで答える質問であるのか、何が？なぜ？どうやって？を答える質問であるのか常に意識する

✔︎聞かれたことにむすびつくことを答えること

３　話をまとめる　　　　　
話のポイントを把握するテクニック

「自分でも話の途中で何をいいたいのかわからなくなってくる」

「話のトピックとトピックがつながっていない」

「話がそれぞれバラバラになっている気がする」

このようにまとまらない話は自分でも言いたいことが
把握できなくなってしまうことさえあります。

話がまとまらない原因は1つです。

それは「話のポイントが整理できていないこと」です。

そして、整理ができていないまましゃべり始めてしまうのです。

ですから、まとめて話すためにポイントを整理してから話をしましょう。

やり方は簡単です。

「自分の話のポイントはいくつあるのか」をあからじめ考えておくのです。

情報量が多いと「どこから話したらいいのか」と迷ってしまうこともあります

しかし

実際「いくつのポイントか」を考え整理してみると、

大きなポイントは２、３つくらいのことがよくあります。

あわてずに、まずは「いくつか」を考えてみましょう。

そして、まず、そのポイントに沿って話をまとめてみましょう。

✔︎「自分の話のポイントはいくつあるのか」をあからじめ考えておく

✔︎ポイントに沿って整理し話をまとめる

✔︎ポイント整理する際には、紙に書き出してみることも有効

４　正確に伝える　　　　　
図解するテクニック　

「なんだか、話が違ったように捉えられてしまっている」

「相手がわかったと思っていたが、理解できていなかった」

「何度同じことを言ってもなかなかわかってもらえない」

どうして、自分の話が正確に通じないのであろう、と感じたことはないでしょうか。

本当に自分の伝えたいことをそのまま正確に伝えるのは難しいものです。

しかし、口で言うより10倍正確に伝えられる方法があります。

それは図に表すことです。

特にあるトピックとトピックの関係のつながりを

わかりやすくするためには、図形だけではなく図解化することです。

図形と線、矢印を使えばほとんどの場合問題なく表すことができます。

この場合、やり方はシンプルです。

１　話のポイントをピックアップする

２　ポイントになる事柄は何か、名前をつける、図形の中に文字を入れる

３　それぞれのポイントの関係を線ーか矢印→ でつなげる

４　図形の下に具体的な情報を入れる

これを相手に見せることで、明快に伝わりますし、情報も確実に共有することができます。

正確に伝えるには、言葉だけであるとなかなか難しくなります。

そして、聞くだけでは相手の記憶に残りません。

ですから、ぜひ視覚的にもわかりやすくなる図解で記録に残すのです。

✔︎話のポイントピックアップして図形に入れる

✔︎図形と図形の関係を線や矢印でつなげる

✔︎相手に図解を見せながら説明する

５　相手の意図を汲み取る　
情報を整理するテクニック　

「相手が何を言っているのかわからない」

「話がごちゃごちゃしている」

「相手の話の意図がつかみにくい」

相手の話がわかりずらい場合には、聞いているこちら側が整理をする必要があります。

聞き直して、もう一度説明してもらうことももちろんできますが、相手が必ずしも改善できるとは限りません。

また、「もう一度説明してください」と言い出しづらい場合もあります。

それらの場合には、自分の方で相手の話を汲んで、話を整理します。

具体的には相手の情報から話のポイントピックアップして、それを図にまとめます。手順は先に述べた通りです。

１　話のポイントをピックアップする

２　ポイントになる事柄は何か、名前をつける、図形の中に文字を入れる

３　それぞれのポイントの関係を線ーか矢印→ でつなげる

４　図形の下に具体的な情報を入れる

この図解を見せて、お互いに共有することで相手の話を整理をして、お互いに内容を確認できます。
相手からすると
「この人は私の言っていることをよく理解してくれる！」と感じて、信頼を得られます。
職場やビジネスシーンでは相手の話の意図を汲み取り、理解を示すことは信頼につながるとても重要なことです。
ぜひ、このテクニックは身につけましょう。

✔︎相手の話のポイントは何かつかむ

✔︎相手の話を整理する

✔︎図解して情報を共有する

いかがでしたでしょうか。
この５つのテクニックを身につければ職場での「情報を正確に伝えるための円滑なコミュニケーション」は実現できるようになるでしょう。

いずれもビジネスパーソン必須です。
そして、５つのテクニックの核になっているのが「伝えたい情報を整理すること」これができれば、自ずと５つとも次々とできるようになります。

ぜひ、職場のコミュニケーションにお役立てください！